Universidade Estadual do Paraná

Um alvará é um ato formal emitido pela Administração Pública que autoriza uma pessoa, física ou jurídica, a realizar determinada atividade ou operação, desde que esta esteja em conformidade com as leis, os regulamentos e as normas estabelecidas. O alvará deve sempre apresentar o fundamento normativo da autorização, identificar com clareza a pessoa autorizada, a validade do ato e as obrigações que devem ser cumpridas.

Tipos de alvarás

Alvará de licença: O alvará de licença é um ato administrativo vinculado e definitivo, que confere ao beneficiário o direito de exercer uma atividade de forma contínua, desde que cumpridos os requisitos legais.

Alvará de autorização: O alvará de autorização, por outro lado, é um ato administrativo discricionário e precário, concedido a critério da Administração Pública, mesmo que o interessado preencha os requisitos legais. O alvará possibilita o exercício de uma atividade, estando sujeito à discricionariedade da Administração Pública.

Estrutura

O modelo de alvará é flexível, podendo ser adequado à necessidade do órgão ou entidade que está concedendo a autorização, no entanto, deve conter, pelo menos, os seguintes elementos:

• Identificação do documento: indicação do tipo de documento, com seu número sequencial, e a identificação do número do protocolo em que foi expedido e descrição sumária e objetiva do assunto que trata o documento;
• Fundamentação: identificação da autoridade responsável pela emissão do alvará, seguida da referência à legislação pertinente que lhe confere a competência para a decisão e o seu teor;
• Parte dispositiva: identificação da pessoa, física ou jurídica, que está sendo autorizada e descrição das atividades autorizadas;
• Local e data: indicar o local e em seguida a data completa da emissão do ato;
• Assinatura: indicar o nome do signatário e seu cargo ou função no órgão ou entidade.

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A ata é o documento no qual registram-se reuniões, audiências, assembleias, conferências e outros tipos de sessões colegiadas. Geralmente, a ata é redigida pelo secretário executivo da reunião e subscrita por seus membros. Estrutura A ata deve registrar os assuntos discutidos de forma objetiva cronológica e sem juízos de valor, observando a seguinte estrutura:

• Identificação do documento: indicação do tipo de documento e de reunião (ordinária, extraordinária, assembleia, sessão etc.), assim como o órgão ou colegiado responsável;
• Data da reunião: o dia, mês e ano em que a reunião ocorreu devem ser redigidas por extenso; c) Local da reunião: indica o espaço físico ou virtual onde a reunião foi realizada;
• Qualificação dos servidores presentes na reunião: os participantes devem ser identificados pelo nome e função ou cargo, e, quando necessário, a representação institucional;
• Desenvolvimento dos temas tratados: cada item da pauta deve ser enunciado e destacado em negrito, e, na sequência, os assuntos discutidos devem ser registrados apresentando as informações essenciais, encaminhamentos, deliberações e resultados de votações, sem juízos de valor ou interpretações; f) Fechamento: o encerramento da ata deve ser indicando com o horário de término da reunião, a lavratura do documento e os responsáveis pela assinatura, com nome de cada signatário, cargo/função e órgão/entidade.

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Auto é o registro escrito, formal e circunstanciado de um fato verificado por agente público no exercício de suas atribuições, resultante de ato, procedimento ou diligência de natureza administrativa. Caracteriza-se pela descrição objetiva e fiel do ocorrido, com indicação das informações essenciais, das evidências constatadas e, quando cabível, das medidas adotadas ou recomendadas.

Existem diversos tipos de autos – como autos de infração, de constatação, de apreensão, de notificação e de vistoria – os quais observam formatos e requisitos próprios, muitas vezes definidos em legislação ou em formulários padronizados.

Estrutura

• Identificação do documento: indicação do tipo de documento, com seu número sequencial, e a identificação do número do protocolo em que foi expedido;
• Fundamentação: identificação da autoridade responsável, seguida da referência à legislação pertinente que lhe confere a competência para autuar;
• Parte dispositiva: identificação da pessoa, física ou jurídica, que está sendo autuada e descrição das atividades desenvolvidas;
• Local e data: indicar o local e em seguida a data completa;
• Assinatura: indicar o nome do signatário e seu cargo ou função no órgão ou entidade.

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Convite é uma mensagem escrita que formaliza o ato de convidar alguém para um evento. Caracteriza-se como uma solicitação de comparecimento, e se constituir uma exigência, pode ser enviado no formato de ofício. Para isso, é necessário ficar atento ao nível hierárquico de quem convoca e de quem é convocado, quando se constituir uma exigência de comparecimento e não um mero convite.

Estrutura

• Título: deve identificar o tipo de documento, indicando tratar-se de um Convite;
• Texto: deve apresentar quem está realizando o convite (órgão, entidade ou pessoa responsável) e a quem ele se destina, mencionando o pronome de tratamento adequado, o nome completo do destinatário e, quando necessário, seu cargo ou função. Devem constar, ainda, as informações essenciais sobre o evento, como denominação, programação, data, horário e local de realização. É recomendável incluir, quando pertinente, os meios de contato para obtenção de informações adicionais ou confirmação de presença.
• Assinatura: indicar o nome do signatário e seu cargo ou função no órgão ou entidade.

É ato privativo do Chefe do Poder Executivo, emitido para regulamentação de leis, execução de políticas públicas, organização administrativa, provimento em cargo ou função, e movimentações orçamentárias, desde que não criem obrigações ou direitos novos, nem tratem de matéria reservada à lei, produzindo efeitos tanto para a Administração Pública quanto para o particular.

Estrutura

• Epígrafe: deve ser escrita em letras maiúsculas, em negrito, centralizado, e seguir a seguinte estrutura: DECRETO N.º [número cardinal, em sequência, do ato], DE [data do ato, com o mês por extenso, e ano com quatro dígitos];
• Ementa: deve ser escrita com a primeira letra maiúscula, com o recuo de 7 (sete) centímetros, indicando o objetivo do ato;
• Preâmbulo: deve iniciar com a indicação da autoridade escrita em letras maiúsculas, apresentando o fundamento legal da competência, eventuais razões e o número do protocolo administrativo; que ensejou a emissão do ato. As razões devem ser expressas pelo verbo “considerando”, e quando houver mais de uma, deverão iniciar cada parágrafo com a palavra “CONSIDERANDO” em letras maiúsculas. Por fim, em um parágrafo independente, centralizado, a expressão “DECRETA”;
• Parte normativa: disposição do texto normativo em artigos, observando a técnica legislativa; e) Parte final: disposição da cláusula de vigência do ato e eventuais revogações;
• Fecho: deve ser grafado centralizado, indicando a cidade em que o ato foi expedido e a data, com o mês por extenso. Em parágrafos independentes, de forma centralizada, o nome da autoridade e, abaixo, em negrito, o cargo e órgão/entidade.
  
  

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O despacho é o ato administrativo que determina o cumprimento de diligências ou dá ou nega provimento a um pedido. Os despachos iniciam-se com um relato da situação ou do protocolado, e, na sequência, a fundamentação com a consequente deliberação ou encaminhamentos.

Há dois modelos de despachos:

a) decisório: soluciona e encerra uma questão, exprimindo uma deliberação da autoridade superior, contendo comandos como: “Autorizo”, “Aprovo”, “Indefiro”, “Ciente”, “De acordo” etc. - Baixar modelo de documento

b) ordinatório: apenas dá andamento ao processo, determinando atos preparatórios de instrução, arquivamento, etc. Podem ser feitos diretamente no Sistema e-Protocolo, sem numeração específica, devendo observar a sua estrutura básica.  - Baixar modelo de documento

Os despachos podem conter o relato do protocolo e podem ser estruturados em itens numerados sequencialmente.

Estrutura

• Identificação do documento: indicação do tipo de documento, com seu número sequencial, e a identificação do número do protocolo em que foi expedido;
• Desenvolvimento: relato, detalhamento do protocolado e fundamentação da decisão ou manifestação administrativa;
• Conclusão: apresentar a deliberação ou os encaminhamentos;
• Local e data: indicar o local e em seguida a data completa da elaboração do documento;
• Assinatura: indicar o nome do signatário e seu cargo ou função no órgão ou entidade.

O e-mail constitui uma forma de correspondência de caráter oficial, utilizada tanto para a comunicação interna quanto externa. Pode ser considerado documento oficial quando a informação estiver registrada em seu corpo, e/ou servir como meio de transmissão de arquivos anexos.

Sempre que o sistema permitir, recomenda-se acionar o recurso de confirmação de leitura. Na impossibilidade de utilização dessa função, deve-se solicitar expressamente a confirmação de recebimento no corpo da mensagem.

Estrutura

• Assunto: descrever a temática brevemente;
• Vocativo: destinatário da mensagem;
• Corpo do texto: conteúdo;
• Fechamento: pode ser finalizado com “Atenciosamente”, “Cordialmente”;
• Identificação do remetente: assinatura oficial do próprio e-mail, contendo cargo/função e órgão/entidade; f) Anexo(s): quando for encaminhado algum arquivo em anexo, o e-mail deve conter informações mínimas sobre seu conteúdo no corpo do texto.

A Informação Técnica é um documento desenvolvido por um servidor a respeito de uma demanda, com levantamento de dados relevantes e indispensáveis, com resultados mais descritivos, com o objetivo de instruir um processo e subsidiar as decisões da autoridade. Indicando de maneira sucinta a solução para o problema apresentado, sem entrar em setor subjetivo ou juízo de valor sobre o mérito da questão, pois é um relato fundamentado direcionado a autoridade.

É possível incluir um despacho decisório da autoridade competente ao final da informação técnica elaborada pelo servidor responsável, conforme itens 1, 2 ou 3 do modelo a seguir.

Estrutura

• Identificação do documento: indicação do tipo de documento, com seu número sequencial, e a identificação do número do protocolo em que foi expedido;
• Desenvolvimento: indicar a exposição do problema, o conteúdo técnico e os dados levantados;
• Conclusão: apresentar a deliberação ou os encaminhamentos;
• Local e data: indicar o local e em seguida a data completa;
• Assinatura: indicar o nome do signatário e seu cargo ou função no órgão ou entidade.

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São atos administrativos expedidos pelas autoridades em níveis de Direção ou Execução Programática (Titular do Órgão ou Entidade, Diretor-Geral) que estabelecem orientações ou diretrizes para a execução de leis, decretos e regulamentos, com o objetivo de disciplinar processos e procedimentos, cuja observância deve-se dar por todos os servidores da administração.

Estrutura

• Epígrafe: deve ser escrita em letras maiúsculas, em negrito, centralizado, e seguir a seguinte estrutura: “INSTRUÇÃO NORMATIVA [sigla do órgão ou entidade] N.º [número cardinal, em sequência, do ato], DE [data do ato, com o mês por extenso]”;
• Ementa: deve ser escrita com a primeira letra maiúscula, com o recuo de 7 (sete) centímetros, indicando o objetivo do ato;
• Preâmbulo: deve iniciar com a indicação da autoridade escrita em letras maiúsculas, apresentando o fundamento legal da competência, eventuais razões e o número do protocolo administrativo que ensejou a emissão do ato. As razões devem ser expressas pelo verbo “considerando”, e quando houver mais de uma, deverão iniciar cada parágrafo com a palavra “CONSIDERANDO” em letras maiúsculas. Por fim, em um parágrafo independente, centralizado, a expressão “RESOLVE”;
• Parte Normativa: disposição do texto normativo em artigos, observando a técnica legislativa;
• Parte Final: disposição da cláusula de vigência do ato e eventuais revogações;
• Fecho: deve ser grafado centralizado, indicando a cidade em que o ato foi expedido e a data, com o mês por extenso. Em parágrafos independentes, de forma centralizada, o nome da autoridade, em letras maiúsculas e em negrito, e o cargo.

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Memorando é um instrumento de comunicação interna utilizado para dar instruções, requisitar providências, solicitar ou informar algo de forma sucinta entre setores em uma mesma estrutura administrativa, isto é, dentro do próprio órgão ou entidade. Caracteriza-se pela objetividade e sua tramitação deve pautar-se na agilidade e na simplificação de procedimentos burocráticos. O documento deve ser elaborado e utilizado na abertura dos procedimentos administrativos no Sistema e-Protocolo, devendo ser instruído com os demais documentos que subsidiem a solicitação, tais como e-mails, atos administrativos ou documentos.

Estrutura

• Identificação do documento: indicação do tipo de documento, com seu número sequencial, e a identificação do número do protocolo em que foi expedido;
• Assunto: descrição sumária e objetiva do assunto que trata o documento;
• Vocativo: identificação da autoridade a que se dirige o documento, iniciada por “Senhor” ou “Senhora”, seguida do cargo ou função que ocupa;
• Desenvolvimento: indicar a exposição do problema, o conteúdo técnico, os dados levantados, o requerimento e as diligências necessárias; e) Local e data: indicar o local e em seguida a data completa;
• Assinatura: indicar o nome do signatário e seu cargo ou função no órgão ou entidade.

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Ofício é a correspondência oficial expedida exclusivamente por órgãos e entidades, tendo como destinatário outros órgãos e entidades, o setor privado ou os cidadãos. Trata-se de um instrumento de comunicação externa, isto é, entre autoridades de estruturas administrativas distintas, utilizado para encaminhar uma solicitação – ou resposta à solicitação – , sugestão ou convite. 

Estrutura

• Identificação do documento: indicação do tipo de documento, com seu número sequencial, em negrito e com alinhamento à esquerda, e, na mesma linha, com alinhamento à direita, o local e a data que foi elaborado o documento;
• Assunto: descrição sumária e objetiva do assunto que trata o documento;
• Protocolo: identificação do número do protocolo em que foi expedido o documento;
• Endereçamento: identificação da autoridade a que se dirige o documento, iniciada por “Ao Senhor” ou “A Senhora”; abaixo, o nome completo da autoridade; abaixo, em negrito, a identificação do cargo ou função que ocupa no órgão ou entidade; abaixo, o endereço da sede em que se encontra o destinatário; todos esses elementos devem estar com espaçamento entre linhas de 1,0 e alinhados à esquerda;
• Vocativo: identificação da autoridade a que se dirige o documento, iniciada por “Senhor” ou “Senhora”, seguida do cargo ou função que ocupa, localizada a 2,0 cm abaixo do endereçamento;
• Desenvolvimento: indicar a exposição do problema, o conteúdo técnico, os dados levantados, o requerimento e as diligências necessárias; g) Assinatura: indicar o nome do signatário e seu cargo ou função no órgão ou entidade.

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É possível elaborar um ofício-circular endereçado a diversos destinatários, oportunidade em que poderá ser encaminhada via e-mail. Nesse caso não será necessário preencher o endereçamento.

Estrutura

• Identificação do documento: indicação do tipo de documento, com seu número sequencial, em negrito e com alinhamento à esquerda, e, na mesma linha, com alinhamento à direita, o local e a data que foi elaborado o documento;
• Assunto: descrição sumária e objetiva do assunto que trata o documento;
• Protocolo: identificação do número do protocolo em que foi expedido o documento;
• Endereçamento: identificação da autoridade a que se dirige o documento, iniciada por “Ao Senhor” ou “A Senhora”; abaixo, o nome completo da autoridade; abaixo, em negrito, a identificação do cargo ou função que ocupa no órgão ou entidade; abaixo, o endereço da sede em que se encontra o destinatário; todos esses elementos devem estar com espaçamento entre linhas de 1,0 e alinhados à esquerda;
• Vocativo: identificação da autoridade a que se dirige o documento, iniciada por “Senhor” ou “Senhora”, seguida do cargo ou função que ocupa, localizada a 2,0 cm abaixo do endereçamento;
• Desenvolvimento: indicar a exposição do problema, o conteúdo técnico, os dados levantados, o requerimento e as diligências necessárias; g) Assinatura: indicar o nome do signatário e seu cargo ou função no órgão ou entidade.

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Orientação Administrativa é a recomendação de caráter vinculante, elaborada pela PGE, a respeito de determinado tema, a ser observada pela Administração Pública Estadual.

Estrutura

• Cabeçalho: identifica o órgão emissor e a numeração da Orientação Administrativa.
• Preâmbulo: deve iniciar com a indicação do Procurador-Geral do Estado em letras maiúsculas, apresentando o fundamento legal da competência, eventuais razões e o número do protocolo administrativo que ensejou a emissão do ato.
• Quadro referencial: indica a temática de interesse mais geral a que se refere a orientação; o parâmetro legal ou constitucional; e o detalhamento do tema tratado na orientação.
• Corpo da orientação: compõe o conteúdo da orientação e é detalhado em tópicos numerados, contendo disposições e critérios que devem ser seguidos.
• Referências: lista os instrumentos normativos e a jurisprudência, judicial e administrativa, utilizada como base para a orientação. 
• Assinatura: indicar o nome do signatário e seu cargo ou função no órgão ou entidade.  

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Parecer é um documento produzido mediante estudos, pesquisas e análises detalhadas, com o objetivo de trazer solução, seja favorável ou desfavorável a ser aplicada a um caso pleiteado, fundamentada em normas legais, trabalhos acadêmicos, dados oficiais e demais informações técnicas aplicáveis. Trata-se de um documento que emite uma opinião técnicoespecializada sobre um assunto, para fins consultivos de autoridade ou servidores incumbidos de tomar decisão sobre controvérsia apresentada, sendo mais detalhado e aprofundado que uma Informação Técnica, por exemplo.

Estrutura

• Identificação do documento: indicação do tipo de documento, com seu número sequencial, e a identificação do número do protocolo em que foi expedido;
• Ementa: descrição sumária e objetiva do assunto que trata o documento, separados por ponto final, apresentando a síntese das conclusões do parecer; deve ter recuo de 7,0 cm, com alinhamento justificado e espaçamento entre linhas de 1,0;
• Desenvolvimento: indicar a exposição do problema, o conteúdo técnico, os dados levantados, o requerimento e as diligências necessárias, podendo ser subdividido em itens para a melhor organização texto; conclui-se com a expressão “É o parecer.”;
• Local e data: indicar o local e em seguida a data completa;
• Assinatura: indicar o nome do signatário e seu cargo ou função no órgão ou entidade.

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A Portaria é o ato pelo qual as autoridades de nível de Direção Superior e de Gerência, de maneira singular e unilateral, emitem determinações sobre questões funcionais dos servidores, tais como lotações, movimentações de pessoal, designação de funções e composições de grupos de trabalho, bem como instaura sindicâncias administrativas, sendo de alcance estritamente interno.

Vale destacar que, embora a competência para a emissão do ato seja de um nível de hierarquia específico, essa atribuição pode ser delegada às Chefias de Nível de Assessoria, Execução Programática ou Setorial (Diretores e Chefes de Departamento/Divisão/Núcleos/ Centros), assim como pode ser avocada pelo Titular do Órgão (Secretário, SuperintendenteGeral), quando cabível.

Estrutura

• Epígrafe: deve ser escrita em letras maiúsculas, em negrito, centralizado, e seguir a seguinte estrutura: “PORTARIA [sigla do órgão ou entidade] N.º [número cardinal, em sequência, do ato], DE [data do ato, com o mês por extenso]”;
• Ementa: deve ser escrita com a primeira letra maiúscula, com o recuo de 7 (sete) centímetros, indicando o objetivo do ato;
• Preâmbulo: deve iniciar com a indicação da autoridade escrita em letras maiúsculas, apresentando o fundamento legal da competência, eventuais razões e o número do protocolo administrativo que ensejou a emissão do ato. As razões devem ser expressas pelo verbo “considerando”, e quando houver mais de uma, deverão iniciar cada parágrafo com a palavra “CONSIDERANDO” em letras maiúsculas. Por fim, em um parágrafo independente, centralizado, a expressão “RESOLVE:”;
• Parte Normativa: disposição do texto normativo em artigos, observando a técnica legislativa;
• Parte Final: disposição da cláusula de vigência do ato e eventuais revogações;
• Fecho: deve ser grafado centralizado, indicando a cidade em que o ato foi expedido e a data, com o mês por extenso. Em parágrafos independentes, de forma centralizada, o nome da autoridade Cargo/função e Órgão/Entidade.

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Relato expositivo, detalhado ou não, do funcionamento de uma instituição, do exercício de atividades ou acerca do desenvolvimento de serviços específicos em determinado período. Pode ser utilizado para retorno de viagens a trabalho.

Estrutura

• Identificação do documento: indicação do tipo de documento, com seu número sequencial, identificação do número do protocolo em que foi expedido e descrição sumária e objetiva do assunto que trata o documento;
• Desenvolvimento: registro em tópicos das principais atividades desenvolvidas, podendo ser indicados os resultados parciais e totais, com destaque, se for o caso, para os aspectos positivos e negativos do período abrangido. Cronograma de trabalho desenvolvido, quadros, gráficos e tabelas deverão ser apresentados como anexos;
• Local e data: indicar o local e em seguida a data completa;
• Assinatura: indicar o nome do signatário e seu cargo ou função no órgão ou entidade.

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As Resoluções são atos administrativos normativos publicados por autoridades de nível de Direção Superior (Titular do Órgão ou Entidade) ou de Decisão Colegiada (Conselhos, Comitês) que visam disciplinar assuntos de competência específica do órgão ou entidade, regulamentar procedimentos, aprovar deliberações e fixar obrigações, de caráter técnico ou administrativo, seja para a Administração ou para o particular, ou seja, pode ter efeitos internos, mas também externos ao âmbito da Administração. Quando a matéria exigir manifestação conjunta de competência de mais de uma autoridade, a Resolução deverá ser conjunta.

Vale destacar que, embora a competência para a emissão do ato seja do Titular do Órgão ou Entidade (Secretário, Superintendente-Geral, Diretor-Presidente), essa atribuição pode ser delegada ao nível de Direção Gerencial (Diretor-Geral do Órgão ou Entidade).

Estrutura

• Epígrafe: deve ser escrita em letras maiúsculas, em negrito, centralizado, e seguir a seguinte estrutura: “RESOLUÇÃO [sigla do órgão ou entidade] N.º [número cardinal, em sequência, do ato], DE [data do ato, com o mês por extenso]”. Quando se tratar de Resolução Conjunta, a sigla dos órgãos deverá ser separada por “/”, sendo grafada da seguinte forma: “RESOLUÇÃO CONJUNTA [sigla do órgão ou entidade 1] / [sigla do órgão ou entidade 2 e assim sucessivamente se for o caso] N.º [número cardinal, em sequência, do ato], DE [data do ato, com o mês por extenso]”;
• Ementa: deve ser escrita com a primeira letra maiúscula, com o recuo de 7 (sete) centímetros, indicando o objetivo do ato;
• Preâmbulo: deve iniciar com a indicação da autoridade escrita em letras maiúsculas, apresentando o fundamento legal da competência, eventuais razões e o número do protocolo administrativo que ensejou a emissão do ato. As razões devem ser expressas pelo verbo “considerando”, e quando houver mais de uma, deverão iniciar cada parágrafo com a palavra “CONSIDERANDO” em letras maiúsculas. Por fim, em um parágrafo independente, centralizado, a expressão “RESOLVE:” Quando se tratar de Resolução Conjunta, todas as autoridades devem ser indicadas, com as respectivas competências e, ao fim, substituir “RESOLVE:” por “RESOLVEM:”;
• Parte Normativa: disposição do texto normativo em artigos, observando a técnica legislativa;
• Parte Final: disposição da cláusula de vigência do ato e eventuais revogações;
• Fecho: deve ser grafado centralizado, indicando a cidade em que o ato foi expedido e a data, com o mês por extenso. Em parágrafos independentes, de forma centralizada, o nome da autoridade, em letras maiúsculas e em negrito e o cargo.

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